ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

LEY 1581/2012 HABEAS DATA

INDICE

DATOS DE LA EMPRESA QUE TRATA LOS DATOS PERSONALES
ADOPCIÓN DE LAS POLÍTICAS
ÁMBITO DE APLICACIÓN - NORMATIVIDAD – PRINCIPIOS
PRINCIPIOS QUE PROTEGEMOS CONFORME A LA LEY
DEFINICIONES-GLOSARIO DE TÉRMINOS UTILIZADOS EN ESTAS POLÍTICAS
TRATAMIENTO A LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDAD DEL MISMO
DERECHOS CON QUE CUENTA EL TITULAR
PERSONA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
PROCEDIMIENTO PARA QUE EL TITULAR PUEDA EJERCER SUS DERECHOS
FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS
PERIODO DE VIGENCIA DE CADA BASE DE DATOS
GARANTÍAS DE INFORMAR
PROCEDIMIENTO PARA EJERCER EL DEL DERECHO DE ACCESO
DEL DERECHO DE ACTUALIZACIÓN – RECTIFICACIÓN Y SUPRESIÓN
REGLAMENTO PARA LA ATENCIÓN DE RECLAMOS
MEDIOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS
PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN Y SEGUIMIENTO A LAS CONSULTAS, PETICIONES Y RECLAMOS DEL TITULAR
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO POR PARTE DEL TITULAR
AVISO DE PRIVACIDAD
MEDIDAS DE SEGURIDAD
RECORD DE ACTUALIZACIONES DE LAS POLÍTICAS

1. DATOS DE LA EMPRESA QUE TRATA LOS DATOS PERSONALES

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Nombre o razón social: ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA

NIT Número: 800109430-6

Dirección: Calle 93 Nro 11a-28 oficina 704 Bogotá

Ciudad: BOGOTÁ D.C.

Email del responsable: contacto@asgsanas.com

Tel: 571 (742 8019) - 300 910 9065

Página WEB www.asgsanas.com

MEDIOS DE CONSULTA PARA EL TITULAR: (Para poder ejercer sus derechos)

Página WEB: www.asgsanas.com

Consulta telefónica: (571) 742 8019 Cel: 300 910 9065

Puntos directos de atención: Calle 93 Nro 11a-28 oficina 704 Bogotá

Email – correo electrónico: contacto@asgsanas.com

Para todos los efectos de este procedimiento, la empresa dueña de las bases de datos donde

reposan los datos personales del titular se llamará ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA y el dueño de los datos personales se llamará EL TITULAR.

2. ADOPCIÓN DE LAS POLÍTICAS

Estas políticas sobre tratamiento de datos personales, han sido creadas por ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar las políticas y procedimientos sobre el tratamiento de datos.

Estas políticas pretenden garantizar un adecuado cumplimiento de la normatividad expresada en dicha ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Así mismo busca por finalidad, regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.

Las políticas pueden cambiar en cualquier momento por diferentes motivos. En tal virtud y atendiendo lo exigido en la ley, será actualizada las mismas en el registro ante la SIC e informado conforme a los medios de que dispone ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA y que sean autorizados por la misma ley para notificar a EL TITULAR sobre este nuevo evento de modificación.

CONSULTA DE LAS POLÍTICAS: Estas políticas podrán ser consultadas siempre y en todo momento en la página www.sic.gov.co. También estarán disponibles en la página web de nuestra empresa y en las oficinas en forma escrita.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN - NORMATIVIDAD

AMBITO DE APLICACIÓN.

Este procedimiento se aplica para el tratamiento de los datos de carácter personal que se administra en las bases de datos ya sea en formatos físicos o en medios automáticos o magnéticos (bases de datos) que posee ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA. ya sean en formatos de archivos físicos o en formato electrónico. Cuando en este documento se refiera al tema de bases de datos, específicamente puede ser cualquiera de estos formatos.

NORMATIVIDAD: Este procedimiento cumple y está elaborado en términos de lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la constitución política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, además de las normas complementarias.

4. PRINCIPIOS QUE PROTEGEMOS CONFORME A LA LEY

a) De libertad: El Tratamiento sólo se llevará con su consentimiento como titular de datos personales previo, expreso e informado, teniendo en cuenta que se refiera a datos personales de características privada o sensible, teniendo en cuenta que los datos de naturaleza pública inscritos en el registro civil no requieren autorización previa o que en virtud de la ley los mismos sean necesarios para dar cumplimiento a la relación contractual entre el titular y el TRATADISTA, si la hubiere.

b) Los datos personales no serán obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento, salvo que se trate de datos públicos.

c) De veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Tendremos especial cuidado de no tratar información parcial, incompleta, fraccionada o que induzcan al error. En tal sentido si usted detecta que se está incumpliendo con este deber, solicitamos que nos lo hagan saber para tomar las medidas inmediatas que subsanen el inconveniente.

d) De transparencia: Garantizamos en todo momento el derecho del Titular a obtener de ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. Los medios por los cuales podrá tener acceso y consultar dicha información serán informados más adelante en estas políticas.

e) De acceso y circulación restringida: Garantizamos la seguridad total del acceso y divulgación de manera controlada técnicamente, de forma tal que solo el titular puede acceder a dicha información de manera restringida y no existe acceso a terceros o personas diferentes del titular.

f) De seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA se protege mediante medidas técnicas, humanas y administrativas que han sido creadas para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. En este sentido se garantiza que constantemente y de manera permanente nuestra empresa está buscando brechas de inseguridad con el fin de subsanarlas de manera controlada en el menor tiempo posible.

g) De confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el Tratamiento de datos personales tienen firmado un contrato de confidencialidad de protección de datos personales para garantizar la reserva de la información.

h) De legalidad. Dado que el tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada, todas las personas naturales o jurídicas que intervienen de manera directa o indirecta en el tratamiento de información de datos personales están sujetados al cumplimiento de las leyes y normas regulatorias de habeas data.

i) De finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA. a través de medios que permiten la Constitución y la ley, obedece a la una finalidad legítima registrada en nuestro objeto social en la matrícula mercantil de la cámara de comercio de Bogotá, la cual en cualquier momento el titular podrá consultar por tratarse de un documento público, aun así, podrá solicitar a través de los medios expuestos, una copia de ese certificado.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS UTILIZADOS EN LAS POLÍTICAS

Con el ánimo de facilitar el entendimiento de estas políticas, ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA conforme a lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, expresa las siguientes definiciones:

HABEAS DATA. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
TRATADISTA: Es la persona jurídica ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, la cual trata la información de datos personales que reposa en sus bases de datos, información que le pertenece a un titular
TITULAR: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento en nuestra empresa.
TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, compra, venta o supresión de estos.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, tenga el dominio y control y sea quien atienda cualquier solicitud del titular o cualquier requerimiento ante la SIC o circularice a los titulares sobre eventos o situaciones que ordena la ley. Los datos del responsable reposan en el recuadro inicial de estas políticas.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA.
AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales por el responsable.
PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. En ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA se conserva en archivo digital la autorización otorgada por cada uno de los titulares en los eventos en los cuales:
a. Nos han sido otorgadas esas autorizaciones
b. En el evento en que haya sido posible localizar al titular
c. Se guarda copia de la solicitud general de autorización y sus respectivas versiones para demostrar a los titulares que no se ha manifestado sobre tal evento
AVISO DE PRIVACIDAD: Es el documento físico o electrónico con el cual EL RESPONSABLE del tratamiento le ha informado al titular sobre la existencia de las políticas, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. De igual forma se indica la finalidad de estos.
DATO PERSONAL: Cualquier información que para EL TITULAR se considera muy importante y que no tiene naturaleza de dato público.
DATO PÚBLICO: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
DATOS SENSIBLES: Es una categoría especial que afectan la intimidad del TITULAR o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, orientación sexual, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos o huellas biométricas, entre otros, que pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.
DATOS DE NIÑOS Y ADOLESCENTES: Se consideran los datos de las personas menores de edad en términos de ciudadanía colombiana es decir toda persona menor de 18 años. En tal virtud, estos datos siempre tendrán la categoría de DATOS SENSIBLES y como tal para su visualización requieren la autorización de una autoridad competente.
VIOLACIÓN DE DATOS PERSONALES. Es el delito creado por la ley 1273 de 2009, contenido en el artículo 269 F del Código Penal Colombiano. La conducta prohibida es la siguiente: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.
VIOLACIONES DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES. Será considerado incidente de seguridad aquella situación que implique una violación de las medidas de seguridad adoptadas por ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA. para proteger los datos personales entregados para su custodia, sea como responsable y/o Encargado, así como cualquier otra conducta que constituya un tratamiento inadecuado de datos personales en contravía de lo aquí dispuesto o de lo señalado en la Ley. Todo incidente de seguridad que comprometa los datos personales en nuestro poder deberá ser informado a la autoridad de control en la materia.

6. TRATAMIENTO A LOS DATOS PERSONALES, USOS Y FINALIDADES DEL MISMO

DEBERES QUE DEBE CUMPLIR ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de los titulares a los que se refieren y que sólo ellos pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades que, en el ámbito del derecho comercial, le permite su objeto social registrado en la cámara de comercio, para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.

Igualmente, y de conformidad con el Art. 17 de la esta Ley ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente, en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
Insertar en la base de datos la leyenda "RECLAMO EN TRÁMITE" una vez el titular haya hecho cualquier tipo de solicitud o PQR
Insertar en la base de datos la leyenda "INFORMACIÓN EN TRÁMITE JUDICIAL" en los casos en que sea notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella, principalmente EL TITULAR o una entidad competente debidamente autorizada por el titular o por mandato legal o judicial.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia.

Los datos personales que se ven registrados en nuestras bases de datos se utilizan con los siguientes fines:

BASES DE DATOS DE PROSPECTOS: Corresponde a todos los registros de no clientes, sobre los cuales se hace ofrecimientos comerciales con el ánimo de volverlos clientes mediante la venta de alguno de nuestros productos o servicios autorizados por la ley como objeto y causa lícitos.

Estas bases de datos que se van construyendo a lo largo del tiempo, nunca se vende o se prestan o se dan a otras empresas o entidades, ni se exteriorizan más allá de enviarles una propuesta de nuestros propios productos y servicios, a EL TITULAR, que a su vez puede ser un cliente, un tercero contable o un empleado.

En caso de que algún titular manifiesta expresamente su deseo de que no se le envíe nuevamente información, inmediatamente se inicia el proceso de dicha petición y se marca el registro de forma definitiva para no ejercer ninguna acción sobre el mismo, conforme lo ordena la ley.

BASES DE DATOS DE CLIENTES: Se usa para el registro de la información que se obtiene a partir de una relación comercial bilateral representada en una venta de un producto o un servicio propio o ajeno a través de una intermediación, o para la elaboración de cualquier contrato, o un registro contable, o de facturación, o de gestión de cartera.

BASE DE DATOS DE TOMADORES DE PÓLIZAS: Se usa estrictamente para el registro de los contratos de seguros representados en un documento póliza y/o certificado que se emiten en virtud de la relación entre el tomador y la aseguradora, de manera periódica y que se llenan con los documentos de SARLAFT que exige la normatividad colombiana, conforme a las disposiciones emitidas por la SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA, que es la entidad que regula el sector asegurador colombiano.

Adicionalmente la información que es tratada se hace de manera conjunta con la aseguradora que es donde finalmente reposarán los documentos en un archivo físico o digital. En esencia la aseguradora adquiere la responsabilidad directa de la custodia del documento y por ende de los datos contenidos en ellos, que le pertenecen a EL TITULAR por ser su cliente directo conforme a los registros de medios magnéticos que ellas reportan a la DIAN.

Por tanto, los datos aquí consignados, que se encuentran dentro de las mismas pólizas emitidas son utilizados con fines de control de producción diaria, expedición, gestión de cartera y de recaudo, conciliación de la respectiva comisión con las aseguradoras a las cuales representamos y toda la prospectación comercial propia que se ejerce en virtud de esa relación comercial y de filiación contractual entre ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA. y el titular en calidad de TOMADOR DE LA PÓLIZA. Estas bases de datos no se usan con otros fines, como tampoco se les suministran a otras empresas con fines comerciales y tampoco se les entregan a terceros diferentes a la misma aseguradora.

BASES DE DATOS DE EMPLEADOS: Se usan específicamente cuando se adquiere una hoja de vida por vinculación laboral de un funcionario empleado para ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA.

Esta información cumple únicamente funciones de registro del empleado como tal en la nómina de la empresa y en todas las respectivas entidades de seguridad social que se encuentran dentro del marco regulatorio laboral colombiano.

No se usan para ningún trámite exteriorizado por fuera de la empresa ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA.

BASES DE DATOS DE TERCEROS CONTABLES: Se usan específicamente para el registro contable en cumplimiento de las normas tributarias, según los medios magnéticos que se reportan a la DIAN.

Esto es, información de contratistas, proveedores, acreedores, socios y demás, cuando los registros se contabilizan de manera individual por cada transacción.

La información que se usa dentro de la contabilidad solo posee información de tipo general relacionada con aspectos tributarios necesarios para la contabilización conforme a las normas internacionales de información financiera y normatividad relacionada expedida por las entidades regulatorias de la materia.

Nunca la información de terceros es usada con fines comerciales, ni se exterioriza por fuera de la empresa, salvo cuando se reportan medios magnéticos a la DIAN, actividad controlada directamente por la página de dicha entidad y con todos los medios de seguridad que ellos mismos nos brindan.

BASES DE DATOS DE ARCHIVO FÍSICO E INACTIVO: Corresponde a todos los registros sobre los cuales alguna vez se hizo un tratamiento de datos en virtud de alguna relación de tipo contractual con el titular y que en virtud de la cancelación de esa relación ya no forma parte de los registros activos.

Estas bases de datos se conservan en archivos físicos, en cajas, que se almacenan por un espacio de cinco años mínimo o conforme lo ordene la legislación contable colombiana, en formatos físicos de papel y se destruyen a su debido momento. Eventualmente cuando el registro ha sido conservado en medio magnético, los mismos también tienen el mismo tratamiento en el tiempo.

Sobre estos registros no se ejerce ningún tipo de actividad, razón por la cual para que un titular de un registro de esos pueda ejercer sus derechos es necesario que lo exprese de forma escrita para poder iniciar el proceso de ubicación de ese registro y poder mostrarlo en un término no inferior a 30 días hábiles.

7. DERECHOS CON QUE CUENTA EL TITULAR

Al tenor de los artículos 15 y 20 de la constitución nacional, ratificado en la Ley 1581 de 2012, el TITULAR de la información de datos personales, que reposan en nuestras bases de datos cuenta con los siguientes derechos:

a. Derecho de Acceso. Este derecho refiere a la facultad del titular del dato de disponer u obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.

Este derecho conlleva necesariamente el derecho de acceder y consultar si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA debe garantizar al titular su derecho de acceso así:

Que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
Que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable
Que el titular tiene el derecho a ser informado respecto de la calidad y clasificación de los datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican ese tratamiento.
PARAGRAFO: ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA garantiza el derecho de consulta o acceso cuando exista de manera previa una acreditación cierta y efectiva de la identidad del titular, a través de medios físicos o electrónicos que permitan dicha autenticación, sin menoscabo del derecho a que le sea ofrecido un acceso en forma rápida, oportuna, sencilla, sin enredos y sin límites de plazo, modo o lugar, en virtud de poder permitirle al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos.

b. Derecho a ser informado sobre cualquier cambio en estas políticas

c. Derecho a la privacidad de sus datos personales d. Derecho a la rectificación de sus datos personales

e. Derecho a autorizar el tratamiento que le deben dar a sus datos personales

f. Derecho a supresión o cancelación de la autorización otorgada previamente o conocido como revocatoria del consentimiento.

g. Derecho a la actualización de los datos personales

h. Derecho a presentar peticiones o reclamaciones siempre que lo desee por los medios más sencillos y rápido posibles.

i. Derecho de oposición. Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. EL RESPONSABLE con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la preeminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos, como el derecho de información.

8. PERSONA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA ha designado como persona responsable del tratamiento de datos personales, la atención de las solicitudes de EL TITULAR y cualquier relación con la SIC a la persona natural o jurídica que aparece en el recuadro inicial en la casilla DATOS DEL RESPONSABLE.

En consecuencia, cualquier información que requiera, podrá dirigirse directamente al email ahí consagrado o teléfonos fijos y celulares.

De igual manera cualquier cambio que ocurra con respecto a dicho responsable será informado a los titulares por los medios que la misma ley le permite.

9. PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Para el proceso de recolección de información de datos personales, ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA certifica que los mismos, que se encuentran contenidos en nuestras bases de datos, provienen de buenas fuentes, conforme al tipo de bases de datos, así:

CLIENTES: Se obtiene ya sea a través del registro de una factura, o de una promesa de compraventa, o de una solicitud de una póliza de seguros o una solicitud de un servicio o de cualquier otro documento que represente una venta, solicitud de afiliación o pertenencia, escritura, solicitud de un servicio o registro inicial a nuestra empresa.

EMPLEADOS: Únicamente a través de la hoja de vida y el contrato laboral firmado entre las partes.

TERCEROS CONTABLES: A través de cualquier transacción que se refleja en un comprobante de diario que se haya realizado a nombre del tercero, ya sea proveedor, acreedor, contratista, empleado, etc.

PROSPECTOS: A través de referidos de nuestros mismos clientes, empleados, familiares o amigos. De igual forma en las búsquedas en los directorios de teléfonos, por vista ocular de cualquier funcionario de ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA que vio la información y tomó nota, a través de las diferentes páginas amarillas de internet o páginas de publicidad o de clasificados, a través de la base de datos de afiliados de la cámara de comercio, a través de avisos en el periódico donde hemos encontrado los datos o por qué nos ha llegado una información suya ofreciendo algún servicio.

OTRAS BASES DE DATOS: La información se obtiene a través de los contratos que se firman con cada una de las personas y su vinculación con nuestra empresa. En todo caso todos nuestros archivos de bases de información de datos personales han sido obtenidos de buena fuente, de buena fe y en ningún momento se ha hecho con otra finalidad más allá de ejercer una labor comercial propia, como tampoco se ha obtenido por medios fraudulentos o engañosos.

10. PROCEDIMIENTO PARA QUE EL TITULAR PUEDA EJERCER SUS DERECHOS

ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA para dar cumplimiento a las normas legales sobre la materia, pone a disposición del TITULAR los medios que aparecen relacionados en el recuadro inicial en la casilla MEDIOS DE CONSULTA PARA EL TITULAR, para que pueda consultar su información de datos personales y datos sensibles, de manera directa, sin enredos, ágil, sencilla y ejercer todos sus derechos referente a: rectificar, corregir, actualizar y realizar peticiones quejas o reclamos del tratamiento de sus datos.

Adicionalmente el titular puede enviar una comunicación escrita o una simple llamada telefónica a nuestros teléfonos, o a través de nuestra página web. Toda esta información reposa en el registro que se hizo ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. FECHA DE ENTRADA EN VIGOR DE LAS POLÍTICAS

Estas políticas entran en vigor a partir de su ingreso en el REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS personales de la superintendencia de industria y comercio a través de la página web www.sic.gov.co.

Cuando se trate de una modificación a las políticas, las mismas rigen a partir de la publicación nuevamente ante la SIC.

12. PERIODO DE VIGENCIA DE CADA BASE DE DATOS

La vigencia de cada base de datos corresponde al tiempo de vigencia del objeto social que desarrolle la empresa que representa ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA conforme a su registro de cámara de comercio.

En consecuencia, la consulta individual que permite que el titular pueda consultar la información de sus datos personales, que son tratados a través de estas bases de datos, estará vigente en igual tiempo y circunstancias conforme al tiempo de vigencia de la matrícula mercantil de ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA.

Cuando se refiere a bases de datos de índole comercial, o sea las que corresponden a PROSPECTOS, los registros permanecen en la misma siempre y cuando EL TITULAR no exprese su voluntad de que sea retirado de la misma, conforme a sus derechos.

Cabe anotar que EL TITULAR no puede pedir que se le excluya o suprima de una base de datos operativa, es decir aquella que se requiere para el normal desarrollo de una actividad contractual con el titular, como el caso de cartera en cliente, de nómina con empleados, o de terceros con proveedores y acreedores. En este sentido se procederá de la siguiente forma:

a. Cuando se trate de registros que sea de fácil remoción como en el caso de prospectos comerciales o candidatos a empleados, se eliminará definitivamente de nuestras bases de datos.

b. Cuando se trate de bases de datos operativas, se eliminará solo el dato personal que la persona pida suprimir siempre y cuando no sea un dato público o no se trate de un dato necesario para cumplir con la relación contractual.

c. Cuando se trate de clientes a los que se les ejerce una labor de cobro pre-jurídico o jurídico, la norma no prohíbe el envío de comunicaciones o el contacto por cualquier medio para ejercer la labor de cobro de los compromisos contractuales, sin violar la protección de datos personales.

d. En dichas comunicaciones no se tratará datos personales que no sean pertinentes para el objeto mismo de la misión establecida en el contrato firmado.

e. Para ejercer la labor de cobro es necesario enviar comunicaciones, hacer presencia, hacer llamadas, etc. Labores que están permitidas dentro del ámbito de la ley de protección de datos y del código de comercio, en cuyo caso no se viola ninguna ley.

13. GARANTÍAS DE INFORMAR

ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA garantiza el derecho a informar que tiene el TITULAR en todos los aspectos que le competen según la ley. En tal sentido, ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA le informará siempre que haya un cambio en las políticas que pueda de alguna manera afectar sus derechos como TITULAR.

Esta obligación de informar estará vigente por todo el tiempo que sus datos personales permanezcan dentro de las bases de datos de ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA y aun cuando los datos ya no permanezcan en nuestras bases de datos, estará el compromiso de informarle sobre dicha eventualidad, en cuyo caso conservaremos únicamente datos públicos como su identidad, nombre y datos de contacto sobre los cuales cabe el deber de informar.

14. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER EL DERECHO AL ACCESO

Como complemento a este derecho, previamente referenciado en páginas anteriores y en cumplimiento de la normatividad vigente, ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA presenta a EL TITULAR de los datos personales que contiene en sus bases de datos, las alternativas de consulta de sus datos a través de los medios genéricos expresados en el recuadro inicial en la casilla: MEDIOS DE CONSULTA PARA EL TITULAR (Para poder ejercer sus derechos). Sin embargo, en el registro de cada base de datos, que es de público conocimiento para el titular a través de la página de la SIC.gov.co, se podrá consultar de manera práctica todos los canales de atención.

Cualquier otro medio de consulta que se cree o cualquier modificación que se aplique sobre los ya existentes, le será informado oportunamente al titular en cumplimiento de estas políticas o a través de medios generalizados como la página web de ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA o mensajes de texto. En todo caso el medio más idóneo será escogido por ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA en virtud de la evaluación de los costos que pueda implicar cualquier notificación por el volumen de personas a las cuales debe llegar o informar.

ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA garantizará el derecho de acceso, cuando, previa acreditación de la identidad de EL TITULAR o de su representante legal autorizado, se exponga a disposición de éste. Dicho acceso se ofrece sin límite de plazo y se le permite al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos, ya sea mediante una solicitud escrita o un formato impreso prediseñado .

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

CONSULTAS:

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, garantizará el derecho de consulta, suministrando a estos, (titulares), toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, garantiza:

a. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes, como el uso de email y líneas de atención.

b. Establecer mecanismos de actualización, rectificación o eliminación, o software u otros métodos simplificados, los cuales serán informados en el aviso de privacidad.

c. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

El Titular siempre podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) Al menos una vez cada mes calendario y (ii) Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas a través de los medios de consulta dispuestos e informados.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, EL RESPONSABLE sólo podrá cobrar a EL TITULAR los gastos de envío, reproducción y certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia el Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos, según se expresa en el artículo 21, del Decreto Número 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 201

15. DEL DERECHO DE ACTUALIZACIÓN – RECTIFICACIÓN Y SUPRESIÓN

En cumplimiento de la normatividad vigente referente a los derechos de actualización, rectificación y supresión, ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA presenta a el TITULAR de los datos personales que contiene en sus bases de datos, las alternativas según los medios expresados en el recuadro inicial en la casilla: MEDIOS DE CONSULTA PARA EL TITULAR: (Para poder ejercer sus derechos).

Cualquier otro medio de consulta que se cree o cualquier modificación que se aplique sobre los ya existentes, le será informado oportunamente al titular en cumplimiento del punto 10 de estas políticas.

RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS:

ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste, que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

a. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar

b. Deberá igualmente aportar las pruebas cuando así sea necesario, o documentación veraz, cierta y suficiente que avale su petición y que le serán informados por EL RESPONSABLE dentro de los términos establecidos por la ley.

ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, deberá habilitar los mecanismos que considere necesarios, para facilitarle al titular el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos lo beneficien, pero siempre deberá atender los casos de reclamaciones que le lleguen por el medio más sencillo posible, de tal forma que no le impida a EL TITULAR ejercer sus derechos.

En consecuencia, dicha reclamación será habilitada para atención en los medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, utilizará los servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Cada vez que ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, utilizará los medios ya expuestos para informar al titular sobre dicho evento.

SUPRESIÓN DE DATOS:

EL TITULAR tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, la supresión, es decir la eliminación de sus datos personales cuando:

a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados

c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA.

Es pertinente tener presente que el derecho de SUPRESIÓN no es absoluto y EL RESPONSABLE puede negar el ejercicio de este cuando:

a. Cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos en función de su relación comercial u operativa y que dicha petición impediría el normal funcionamiento de dicha relación

b. La supresión obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, legales, investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados de EL TITULAR, o para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular

d. O se trata de un paciente que en todo caso puede estar actuando en contra de su voluntad en virtud de una atención médica de urgencia.

e. O cuando se trate de datos públicos en razón a que no requieren autorización para su tratamiento

En caso de resultar procedente la SUPRESIÓN de los datos personales, ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información, pero si su marcación como “registro eliminado” sobre datos públicos.

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante EL RESPONSABLE del Tratamiento de datos personales de ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, el cual tiene el deber de tramitarlo bajo el siguiente reglamento para la atención de reclamos.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

EL TITULAR o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse o mecanismos ya expuestos
Su representante, previa acreditación de la representación y de la identificación de EL TITULAR que representa. Debemos garantizar que el titular es quien dice ser que es.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

a. El nombre, email o número de celular o en su defecto la dirección de residencia del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta

b. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante

c. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

d. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

16. REGLAMENTO PARA LA ATENCIÓN DE RECLAMOS:

Siempre y en todo momento los reclamos serán atendido de la manera más expedita y sencilla, teniendo en cuenta el siguiente reglamento.

Los reclamos que simplemente expresan su voluntad de ser retirados de bases de datos de prospectación comercial serán atendidos con el solo hecho de su conocimiento o recibimiento, sin ningún tipo de obstáculos, dentro de los términos que ordena la ley, tratando siempre de darle la máxima prioridad posible.
Si se trata de otro tipo de reclamos, se tendrá en cuenta la información recibida y se notificará a EL TITULAR si es necesario adjuntar algún otro tipo de información o documentos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a dicha notificación.
En algunos casos se requiere por ejemplo que EL TITULAR entregue o relate la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, en otros es necesario que adjunte la dirección física o email para notificación del resultado de la reclamación.
En todos los casos, si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del reclamo, el solicitante no ha presentado la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Siempre EL RESPONSABLE será el encargado de direccionar al interior de ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, la notificación con el fin de que sea atendido el reclamo en la mayor brevedad posible y dentro de los términos estipulados por la ley, o de devolver a EL TITULAR las solicitudes erróneas o con información incompleta o de notificar a la SIC en términos de sus deberes estipulados por la LEY.
Una vez recibido el reclamo completo, se inicia la gestión completa de la reclamación dentro de un software especializado para tal fin. Los registros serán marcados con la leyenda "RECLAMO EN TRÁMITE" y EL MOTIVO de este, con la fecha y hora de radicación y el tiempo límite que tiene para contestarlo, conforme a lo estipulado por la ley. Dicha leyenda deberá mantenerse todo el tiempo que sea necesario mientras subsista la obligación y no se haya suplido o resuelto a EL TITULAR su solicitud.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de los primeros diez (10) días de dicho término, se informará a EL TITULAR antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Todos los reclamos deben ser atendidos en término de la buena fe de EL TITULAR y ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA se compromete a no efectuar actos de ilegalidad, de deshonra o que vulnere los derechos de EL TITULAR.

17. MEDIOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

Por parte de ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA se ofrece como medios para el ejercicio de los derechos, los mencionados en estas políticas.

Email: contacto@asgsanas.com

Teléfono: 7428019 – 3009109065

Dirección: Calle 93 # 11 a 28 oficina 704

Página Web: www.asgsanas.com

18. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN Y SEGUIMIENTO A LAS CONSULTAS

ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA adopta el siguiente procedimiento con el fin de atender en forma oportuna, ágil y sin enredos, las consultas y peticiones que le lleguen por parte de EL TITULAR de datos personales que reposen en sus bases de datos, ya sean físicas o en bases de datos de computador:

a. Por email. El titular puede enviar información al email que aparece en el recuadro (Email del encargado) esta solicitud será atendida en un tiempo no mayor a 15 días.

b. Por medio telefónico. Comunicándose a los teléfonos que aparecen en la casilla Teléfonos fijos oficina principal o PBX

c. Por un punto de atención personal. Dirigiéndose a la dirección que aparece en Dirección Oficina principal de ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA.

d. A través de la página WEB de ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA. Siempre que exista y que haya sido relacionada en la casilla del recuadro inicial de nombre “Página WEB”. En caso de que exista a través de la sesión contáctenos.

19. PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO POR PARTE DEL TITULAR

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, requiere del consentimiento libre, expreso e informado del TITULAR de los mismos, por lo tanto ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA en su condición de propietario de las bases de datos donde reposan los datos personales de EL TITULAR, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización y todo dentro del marco jurídico ordenado por la Ley.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentran a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

Se considera dato público, todo aquel que no sea semiprivado, privado o sensible, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público y que, por su naturaleza, pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Así mismo como expuestos de naturaleza pública en notarías, Registraduría, edictos o carteleras de los ministerios o entidades gubernamentales con función pública.

Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, establecerá mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del decreto 1377 de 2013, que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten a EL TITULAR su manifestación automatizada.

Se entenderá que la autorización reúne estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas de EL TITULAR que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

Conforme a lo dispuesto por el Art. 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
Datos de naturaleza pública;
Casos de urgencia médica o sanitaria;
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos científicos; Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización es emitida por ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA y será puesto a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento de EL TITULAR de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN:

EL TITULAR de los datos personales podrá en cualquier momento con el simple hecho de una solicitud o petición, revocar el consentimiento que otorgó en algún momento de manera expresa o tácita, al tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

Para ello, ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, estableció los mecanismos más sencillos y gratuitos posibles ya expuestos en estas políticas y que EL TITULAR podrá usar en el momento que así lo disponga.

Siempre que EL TITULAR exprese su deseo de revocatoria, deberá indicar en la solicitud de revocatoria del consentimiento que le dio a ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, si ésta es total o parcial, en cuyo caso deberá indicar con cuál tratamiento de datos no está conforme y desea excluir.

Los mecanismos o procedimientos establecido por ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no exceden los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

20. AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad se encuentra publicado en la página WEB de ASG AGENCIA DE

SEGUROS LTDA., para su consulta y orientación. En el mismo se ha contemplado los siguientes aspectos importantes:

Toda la información que reposa en las bases de datos de ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, solo le competen e interesan a ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA y a EL TITULAR por lo tanto tienen el carácter de PRIVADO. como tal, los mismos no serán revelados a ninguna otra persona o entidad, salvo las operaciones normales en cumplimiento del objeto social de la empresa ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA y las cuales están consignadas en el objeto social del respectivo certificado de cámara y comercio.
Como tal toda esta información conservará el carácter de privado.
Se informará que ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA ha dispuesto de un documento POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES que reposa en la página de la SIC de menara pública, desde donde se podrá consultar, sin embargo, cuando un titular solicite una copia del mismo, se le podrá enviar en formato PDF, contemplando la misma como una solicitud formal e indicando un email al cual se le remitirá la misma.
Se informará el nombre, email. Celular y medios de contacto del RESPONSABLE del Tratamiento de datos personales
Se informará a EL TITULAR que significa para ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA los datos personales, sensibles o de menores de edad, que reposan en sus bases de edad.
Se informará el tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.
Se informará a EL TITULAR si con su información se ejercerá campañas comerciales por la misma empresa ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, en diferentes eventos, concursos, promociones y beneficios o para evaluar la calidad de los productos y servicios mediante encuestas.
Se informará si esta información puede ser enviada por empresas del mismo grupo económico a la cual pertenece la empresa ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA.
Adicionalmente y cuando las consultas sean por medios electrónicos se informará a EL TITULAR si la empresa ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, está obteniendo información de hábitos de consumo, frecuencia de usos o similares con fines estadísticos o de clasificación y segmentación de mercados. O direcciones IP.
Si dentro de los datos obtenidos o a obtener existe información sensible o de menores de edad.
Se informará sobre los derechos con que cuenta EL TITULAR
Se informará cómo puede consultar la información y los costos que implican esas consultas

21. MEDIDAS DE SEGURIDAD

Estas políticas de tratamiento de datos personales empezaron a regir a partir de su publicación en el REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS de la superintendencia de industria y comercio colombiana. En consecuencia, ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA se reserva el derecho de modificarlas, en cualquier momento, de manera unilateral, tanto en su contenido como en su forma, al igual que el aviso de privacidad y las comunicaciones de autorización, respetando siempre lo dispuesto en la ley.

Cualquier cambio sustancial será actualizado en la SIC y anunciado dentro de un término no superior a 60 días hábiles por los medios ya expuestos.

Además, ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA conservará las versiones anteriores para una posterior consulta por parte de EL TITULAR, para lo cual deberá hacer la petición.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA, adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

En tal virtud ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA ha elaborado un documento de seguridad, el cual todo el tiempo está monitoreando, a fin de cumplir con lo ordenado en el decreto 1377 de 2013 y normas complementarias.

Este documento podrá ser consultado o requerido por la SIC en cualquier momento en las condiciones de modo, tiempo y lugar que ella misma disponga.

Por tratarse de un documento de seguridad, que contiene elementos de información restrictivos, este, solo será suministrado a la SIC. Sin embargo, EL TITULAR de los datos personales puede estar seguro de que ASG AGENCIA DE SEGUROS LTDA ha invertido todo su esfuerzo, en hacer que los protocolos de seguridad estipulados por la ley se cumplan dentro de los términos que la misma ley le otorga, aun cuando es necesario tener en cuenta que las medidas de seguridad en internet no son inquebrantables.

Parte de esos protocolos incluye el bloqueo de los usuarios inactivos, restricción de acceso conforme a perfiles y claves de acceso personalizadas, firma de contratos de confidencialidad con empleados y personal contratista externo y demás elementos necesarios para proteger la información.

En todo caso y conforme con la ley cualquier violación o alteración de la seguridad respecto de las bases de datos o archivos físicos, será informada a la SIC conforme a lo estipulado por la ley.

22. RECORD DE ACTUALIZACIONES DE LAS POLÍTICAS

Versión 1. Fecha de publicación: 12 de Diciembre de 2017

Versión 2. Fecha de actualización. Mayo de 2018

Versión 3. Fecha de actualización. Septiembre de 2019

/o/Fin de las políticas y procedimiento del tratamiento de datos personales/0/